Paso 1: Ingresar al Sistema eFactory

a. Para ingresar debemos iniciar en eFactory con nuestro Usuario, Contraseña, y seleccionaremos el botón , luego Seleccionamos el Módulo Administrativo, Empresa y Sucursal de la Empresa y presionamos el botón .

b. Luego seleccionaremos el módulo Ventas, desplegamos el componente Actualizaciones y activamos el maestro Clientes.

Paso 2: Agregar Clientes

a. Al haber seleccionado el maestro Clientes para crear una cotizacion a un cliente deberemos seleccionar el botón .

b. Luego de oprimir el botón , se abrirá un formulario que debes llenar, el cual está dividido en 6 secciones que son:

1. Datos.
2. Dirección.
3. Perfil.
4. Crédito.
5. Otros.
6. Atributos.

Cada sección presenta una serie de campos de los cuales se describirán sólo los más importantes.

Datos

En esta sección se introducen los datos básicos del cliente como lo son:

• Código: Puede colocar un código si lo deseas, si no el sistema generará uno cuando guardes los datos del cliente.
• Estatus: Viene predefinido como "Activo" puedes seleccionar "Inactivo" o "Suspendido", pero es recomendable dejarlo en "Activo" porque sino no podrás realizar operaciones con el cliente, como crear facturas, pedidos, cotizaciones.
• Nombre: Se refiere al nombre del cliente, este campo no puede quedar vacío.
• Ingreso.
• Inactivación.
• ABC: Clasificador del cliente.
• Tipo de cliente: Seleccina una categoría para el nuevo cliente.
• Tipo Referencial.
• Clase Referencial.
• Zona: Debes seleccionar la zona de ubicacíon de tu cliente.
• Identificador tributario (RIF).
• NIC.
• Contacto.
• Correo, Correo 2, Correo 3.
• Web.
• Teléfonos.
• Directo.
• Fax.
• Móvil.
• Código Postal.

Dirección

• País.
• Estado.
• Ciudad.
• Idioma.
• Kilómetros.
• Dirección Fiscal.
• Dirección de Entrega.
• Dirección Exacta.
• Otra Dirección.

En esta sección debes ingresar los datos de ubicación de tu cliente, resaltando el País, Estado, Ciudad, e idioma, estos campos no pueden quedar en blanco.

Perfil

• Clase de cliente.
• Tipo de persona.
• Concepto.
• Sexo.
• Sector Económico: Selecciona de la pestaña desplegable la opción que corresponda (Producción, Comercio, Servicio, Gobierno,otro).
• Posición del cliente.
• Tipo de contribuyente: Aquí podrás seleccionar dentro de las diferentes opcionees el tipo de contribuyente que representa el nuevo cliente (Formal, ordinario, especial, ocacional u otro).
• Área de negocios.
• Actividad.
• Cantidad de empleados.
• Cantidad de socios.
• Cantidad de sucursales.
• Ventas mensuales.
• Casillas:
  • Cliente Nacional.
  • Contribuyente.
  • Marca Reconocida.
  • Cliente Genérico.

En esta sección, deben completarse obligatoriamente los siguientes campos: Clase de cliente,tipo de persona, concepto, sexo, sector económico, y tipo de contribuyente.

Crédito

En esta sección introduces los datos referentes a cómo responderá el cliente a la hora de realizar el pago de algún producto o servicio.

• Politica Comercial.
• Forma de Pago.
• Vendedor.
• Garantía.
• Horario de Caja.
• Monto de Crédito.
• Días de Crédito.
• Descuento Por Pronto Pago.
• Porcentaje de Retención.
• Porcentaje por Interés de Mora.
• Porcentaje de ISLR.
• Porcentaje de Patente.
• Otro Porcentaje.
• Alicuota 1.
• Tipo de Pago.
• Alicuota 2.
• Saldo Actual.
• Alicuota 3.
• Porcentaje de Arancel.

Los campos Política comercial, forma de pago, vendedor, garantía y tipo de pago no pueden quedar en blanco, son obligatorios para la creación del cliente.

Otros

En esta sección puedes llenar algunos datos adicionales de tu cliente como:

• Clasificación.
• Matriz.
• Transporte.
• Clave Web.
• Pregunta Secreta.
• Respuesta Secreta.
• Fecha de Nacimiento.
• Nivel.
• Prioridad.
• Comentario.
• Notas.
• casilla:Usar como plantilla por defecto.

Los campos clasificación y transporte, no pueden quedar en blanco.

Atributos

• Atributo A.
• Atributo B.
• Atributo C.
• Atributo D.
• Atributo E.
• Atributo F.

Al terminar de llenar el formulario con los datos de tu cliente presiona el botón para completar el registro.

Finalizada la creación de su cliente, puede comenzar a realizar las diversas operaciones que le ofrece nuestro sistema tales como crear pedidos, facturas, cotizaciones, generar reportes, entre otros.

¿Cómo generar una Cotización?

Para crear una cotización primero debes ingresar al módulo de Ventas, en la pestaña de Operaciones debes seleccionar Cotizaciones.


Allí te aparecerá una Pantalla en donde debes dar clic en el botón Agregar para crear la cotización.


Otra forma de crear una cotización Accediendo a la pestaña Avanzado que se encuentra en la parte superior de la ventana Cotizaciones y presionar la opción Duplicar.

Con esto se habilitará un formulario para que llenes los datos básicos del cliente y los artículos que cotizarás.
El formulario posee los siguientes campos:

• Documento: Puedes colocar un número de documento o el sistema generará uno automáticamente.
• Control
• Cliente: En este campo debes seleccionar el cliente que creaste previamente, colocando el código del mismo o ayudándote con el buscador que se encuentra al lado del campo, al seleccionarlo, se llenarán automáticamente los datos del cliente
• Pago
• Emisión
• Entrega
• Vendedor: Este campo se llena automáticamente al seleccionar el cliente, pero si deseas realizar un cambio puedes hacerlo colocando el código o nombre del vendedor, o haciendo uso del buscador.
• Transporte
• Moneda
• Tasa
• Estatus
• Comentario

Luego de completar los datos del cliente, puedes seleccionar todos los artículos que vas a cotizar, te aparecerán 5 renglones por defecto, pero puedes agregar o eliminar renglones según sea necesario, en esta tabla podrás editar los siguientes campos:

• Nº
• Código del artículo
• Almacén
• Cantidad
• Precio
• % Desc.
• Tipo impuesto
• Vendedor
• Comentario

Al seleccionar el artículo, gran parte de los datos se completarán automáticamente los siguientes campos.
Sólo es cuestión de verificar el pedido y los datos.
Además puedes agregar otros montos, descuentos o recargos.

Luego de terminar de llenar los datos debes presionar el botón .

Para imprimir la cotización sólo debes seleccionar al botón , luego se muestra la ventana de Imprimir Formato: Cotizaciones en esa pantalla podemos observar disferentes formatos de cotizaciones como:

• Formato de Cotizaciones a Clientes (EXCEL)
• Formato de Cotización Obras
• Formato de Cotizaciones a Clientes
• Formato de Cotización FSV
• Formato de Cotización USD

donde seleccionaremos el formato Formato de Cotizaciones a Clientes, luego de esto procedemos a seleccionar el botón y se generará un documento PDF de la cotización que acabas de realizar.

Después de oprimir el formato se muestra el formato seleccionado.

¿Cómo generar una cotización a partir de otro documento?

Si deseas puedes crear una cotización, a partir de un pedido o de una factura de venta, el proceso es muy sencillo:

Convertir una factura en cotización

Para esto sólo debes ingresar en el módulo de Ventas y en la pestaña de Operaciones selecciona Facturas de venta.
Estando allí puedes seleccionar alguna factura que hayas realizado con anterioridad, haciendo uso del botón .

Seguidamente debes dirigirte a la pestaña de Avanzado y presionar , allí te aparecerá una pantalla con los siguientes campos:

• Documento de origen: Es el código del documento que seleccionaste.
• Documento de destino: En este campo debes seleccionar el tipo de documento en que quieres que se convierta la factura, en este caso debes seleccionar Cotización del menú desplegable.
• Empresa: Puedes cambiar la empresa con la que estas trabajando, seleccionando del menú desplegable la opción Especificar y enseguida se habilitarán las opciones, Nombre y sucursal.
• Nombre.
• Sucursal.

Luego debes presionar el botón y te aparecerá una pantalla con los datos de la cotización, si deseas puedes realizar algún cambio, ya sea adicionar, eliminar artículos, o cambiar cualquier dato del cliente, siguiendo el proceso que se explicó anteriormente.
Cuando termines sólo debes dar clic en el botón aceptar y se generará la nueva cotización.

Convertir un pedido en cotización

Para esto sólo debes ingresar en el módulo de Ventas y en la pestaña de Operaciones selecciona Pedidos.

Estando allí puedes seleccionar algún pedido que hayas realizado con anterioridad, haciendo uso del botón .

Seguidamente debes dirigirte a la pestaña de Avanzado y presionar , allí te aparecerá una pantalla igual a la del punto anterior, en donde debes seleccionar como documento de destino Cotización, dar clic en y aparecerá una pantalla en donde podrás editar los datos que desees para generar la nueva cotización.